Selasa, 09 November 2010

PENETAPAN TUJUAN ORGANISASI


BAB 6

PENETAPAN TUJUAN ORGANISASI
 
Sebelum organisasi itu berjalan atau sedang merumuskan kembali arah bagi organisasinya, maka organisasi itu perlu menetapkan tujuan dan filosofi dasar yang akan menentukan bentuk sosok starteginya (startegic posture). Misi perusahaan juga diartikan sebagai pernyataan atau rumusan umum yang luas dan bersifat tahan lama (enduring) tentang keinginan atau termaksud organisasi.
Organisasi juga perlu menetapkan tujuan agar memungkinkan untuk menentukan apa yang harus dilakukan.

Dalam merumuskan tujuan perusahaan, perlu diperhatikan keseimbangan dengan memasukan berbagai kepentingan sumber-sumber atau pihak yang terlibat dalam perusahaan.

MISI ORGANISASI

Cakupan dari suatu misi biasanya berkisar pada aspek operasi yaitu bentuk produk yang dihasilkan, konsumen yang dilayani, dan harapan-harapan dari konsumen maupun organisasi.
Proses menetapkan misi ini sangat menyita waktu sehingga ada beberapa organisasi yang memandang bahwa menetapkan misi itu percuma saja.

                Alasan Perlunya Misi 

                Walaupun ada sebagian dari organisasi yang memandang misi itu tidak penting, namun ada beberapa alasan yang mendasari organisasi perlu menetapkan misinya.
               
                Menurut King dan Cleland, misi itu adalah ;
  1. Memastikan kesamaan tujuan (purpose) dalam organisasi.
                Pihak manajemen puncak, manajemen lini, dan anggota organisasi memiliki tujuan-tujuan yang bebeda. Dengan adanya misi perbedaan tujuan itu dapat disatukan.

  1. Menjadi landasan untuk memotivasi pemanfaatan sumber daya organisasi. Keberagaman sumber daya yang dimiliki oleh organisasi menuntut manajemen untuk dapat mengelola seoptimal dan efisien terhadap penggunaanya.
  1. Mengembangkan landasan atau standar untuk pengalokasian sumber daya organisasi.
  2. Menetapkan warna umum iklim organisasi. Misalnya mengisyaratkan operasi yang bersifat bisnis (businesslike operation).
  1. Berfungsi sebagai titik fokus.
                Bagi mereka yang sepakat dengan tujuan umum (purpose) dan arah organisasi organisasi dan menghalang mereka  yang tidak sepakat dengan itu agar tidak lagi melibatkan diri dengan kegiatan-kegiatan organisasi.

      6. Berfungsi untuk memudahkan penerjemahan sasaran dan tujuan ke dalam suatu struktur kerja.
               
            Yang mencakup penetapan tugas kepada elemen-elemen yang bertanggung jawab dalam organisasi.

  1. Menegaskan tujuan umum (pupose) organisasi dan perwujudan tujuan-tujuan umum.
                Ini menjadi tujuan yang lebih spesifik sedemikian hingga parameter biaya, waktu, dan kinerja dapat ditetapkan dan dikendalikan.

Komponen Dalam Misi

 Komponen ini dalam perumusan misi adalah :
Ø  Spesifikasi produk atau jasa,
Ø  Spesifikasi pasar utama, dan
Ø  Spesifikasi teknologi.

Kegiatan komponen ini tidak dapat dilepaskan dari rumus misi.

1. Produk (barang atau jasa).

Pernyataan misi suatu organisasi harus mencerminkan pada aspek produk atau jasa yang dihasilkan.

2. Pasar.

Setelah organisasi menjelaskan tentang jenis produk atau jasa yang dihasilkan, informasi penting lainya yang perlu disampaikan adalah kepada siapa (pasar) produk itu ditawarkan.

3. Teknologi.

Informasi ini meliputi penggunaan peralatan, mesin, material, teknik dan proses yang ada didalam organisasi.



Komponen Dalam Misi

HUBUNGAN MISI DAN TUJUAN

Walaupun memiliki arti yang berbeda, misi dan tujuan pada dasarnya merupakan satuan kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

Hal ini berarti bahwa kegiatan-kegiatan lainnya baru bisa dilaksanakan apabila misi sudah ditetapkan.

Gambar 6.2 dibawah ini menjelaskan hubungan antara misi tujuan dan bentuk-bentuk rencana lainya.



Hubungan Misi, Tujuan dan Rencana lainya.

TUJUAN ORGANISASI

William F Glueck memberikan definisi bahwa tujuan adalah hasil akhir yang dicari atau dicapai organisasi dengan kemampuan dan aktivitas-aktivitasnya.Sedangkan

Philip Kotler dan Paul N Bloom memahami tujuan sebagai sesuatu sasaran organisasi yang dibuat khusus sehubungan dengan besarnya waktu, dan siapa yang bertanggung jawab.

Pengertian yang sama juga diberikan oleh Sukanto Reksohadiprojo, tujuan diartikan sebagai suatu yang ingin dicapai serta diinginkan untuk dicapai

Tujuan organisasi adalah sesuatu yang ingin dicapai dengan segala kemampuan yang dimiliki oleh organisasi tersebut.

Sesuatu yang ingin dicapai organisasi itu disebut sebagai tujuan, sedangkan startegi diartikan sebagai sebuah rencana dasar yang luas dari suatu tindakan organisasi untuk mencapai tujuanya.

Taktik adalah sarana operasi bagi pelaksanaan sebuah strategi.

D. FUNGSI DAN MANFAAT TUJUAN ORGANISASI

Pertama, tujuan dapat berfungsi sebagai landasan operasional bagi kegiatan organisasi.
Kedua, berfungsi sebagai tolok ukur atau pedoman dalam menilai keberhasilan pelaksanaan organisasi.

Sedangkan manfaat-manfaat yang diperoleh dari penetapan tujuan dalah sebagai berikut ;
  1. Membantu memperkenalkan atau menonjolkan eksistensi organisasi dimata pemerintah, konsumen, dan masyarakat secara keseluruhan.
  2. Membantu koordinasi dan pembuatan keputusan.
  3. Membantu penilaian keberhasilan organisasi.
  4. Memisahkan proses perumusan dan implementasi strategi organisasi.
  5. Mendorong pada pelaksana untuk berusaha keras agar tujuan itu tercapai.
  1.  FAKTOR  YANG  MEMPENGARUHI
                 PERUMUSAN  TUJUAN

                Dalam menetapkan suatu tujuan pengaruh dari faktor-faktor baik internal maupun eksternal perlu untuk dipertimbangkan.

Faktor-faktor tersebut antara lain :    
     1. Tujuan-tujuan perusahaan sebelumnya.
                Dalam menentukan tujuan organisasi pada masa yang akan datang, faktor keberhasilan dari tujuan-tujuan sebelumnya perlu dipertimbangkan. 
     
     2.Sumber-sumber ekonomi yang dimiliki perusahaan.
                Semakin besar sumber ekonomi yang dimiliki oleh organisasi, akan semakin bebas organisasi tersebut untk menentukan tujuan-tujuannya. Dibandingkan dengan orgnisasi kecil yang yang banyak bergantung pada kekuatan-kekuatan lingkungan. 
  
      3.Sistim penilaian dari eksekutif puncak.
                Salah satu dari kesulitan dalam menentukan arah bagi suatu organisasi adalah memahami dampak perubahan dalam strategis bisnis terhadap nilai-nilai dasar manajemen puncak. Dan memahami hubungan baru dengan pihak-pihak yang berkepentingan.

      4.  Kekuatan dalam lingkungan.
                Lingkungan yang dimaksud adalah pemegang saham, perauran pemerintah, pesaing, pemasok (supplier), organisasi karyawan, dan sebagainya. 

F. JENIS-JENIS TUJUAN ORGANISASI 

Ada beberapa tujuan yang biasanya memedomani arah dari hampir semua organisasi. Jenis–jenis  tujuan yang dimaksud biasa berupa finansial ataupun sosial.
 
Profitabilitas

Kemampuan semua organisasi untuk beroperasi dalam jangka panjang bergantung pada pencapaian tingkat laba yang layak.

                Produktivitas
                Tujuan ditetapkan untuk mengurangi jumlah produk rusak, untuk mengurangi jumlah keluhan konsumen, atau untuk menekan jam lembur.

                Posisi bersaing 
                Organisasi menetapkan tujuan dua tahun yang akan datang menempati posisi ketiga dalam pasar sejenis.

                Pengembangan karyawan
                Loyalitas karyawan dan dengan perhatian manajemen terhadap kesajahteraan karyawan. Keterlibatan karyawan dalam pengambilan keputusan, dan kepemilikkan karyawan terhadap organisasi
      
                Kepemimpinan teknologi
Organisasi harus memutuskan apakah akan memimpin atau mengikuti pasar.

                Tanggung jawab sosial
Organisasi menyadari tanggung jawab mereka terhadap palanggan dan masyarakat pada umumnya.
Organisasi menetapkan tujuan untuk meyediakan dana bagi kegiatan sosial dan kependidikan, ikut berpartisipasi dalam meningkatkan prestasi olah raga dan upaya pemberantasan kemiskinan.

G. MANAGEMENT BY OBJETIVES   (MBO)

Peter Drucker melalui bukunya the practive 0f management (1954). Merupakan metode formal atau seni formal yang dimulai dari penetapan tujuan, pelaksanaan, dan kemudian diteruskan dengan evaluasi.

Tujuan utama adalah mendorong partisipaspi bawahan dan memperjelas serta mengkomunikasikan tujuan, serta hasil yang diharapkan untuk mencapai tujuan tersebut.
Tiga pedoman pelaksanaan MBO :
  1. Atasan dan bawahan saling bertemu dan membahas sasaran yang jika diapai akan membeikan kontribusi kepada tujuan menyuluruh.
  2. Atasan dan bawahan bersama-sama menetapkan sasarn yang akan dapat dicapai bagi para bawahan mereka.
  3. Atasan dan bawahan saling bertemu pada waktu kemudian yang ditentukan sebelumnya untuk mengevaluasi kemajuan bawahan dalam mencapai sasaran.
H. PROSES MBO
Ø  Pertama, manajer mengkomunikasi tujuan dan rencana organisasi kepada bawahan.
Ø  Kemudian bawahan dan manajer melakukan petemuan.
Ø  Bawahan dan manajer bekerjasama menentukan tujuan dan rencana yang akan dicapai bawahan, yang akan menyumbang tujuan dan rencana organisasi secara keseluruhan.

I.  EFEKTIFITAS MBO
Managemeny By Objektives bukan merupakan satu–satunya  cara yang paling tepat untuk melakukan perencanaan, motivasi dan pengawasan pada organisasi. Manfaat terpenting dari MBO adalah mendorong motivasi karyawan.



Proses MBO
                Agar pelaksanaan MBO ini berhasil dengan baik dan efektif, maka pelu diperhatikan hal-hal sebagai berikut ;
  1. Penetapan tujuan puncak. Program MBO yang efektif dimulai dari manajemen puncak. Tujuan yang ingin dicapai harus dinyatakan dengan jelas dan dapat diukur.
  2. Komitmen manajemen puncak. Suksesnya MBO memerlukan komitmen manajemen yang tinggi khususnya komitmen dari manajemen puncak.
  1. Partisipasi. Kesadaran manajer akan partisipasi bawahan dalam menetapkan tujuan bersama dapat menandung implikasi pengalokasian kembali kekuasaan.
  2. Riview prestasi. Hasil-hasil yang telah dicapai harus ditinjau kembali sehingga dapat memberikan umpan balik untuk memberikan input perbaikan.
  3. Komunikasi. Manajer bawahan melakukan komunikasi yang insetif dalam proses penentuan tujuan.
J.  KEKUATAN DAN KELEMAHAN MBO
                Tosi dan Caroll telah melakukan pengamatan terhadap para manajer, dan mengemukakan kebaikan-kebaikan berbagai program MBO.
Beberapa kebaikan dari program MBO tersebut adalah :
  1. Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu. Hal ini memungkinkan para bawahan kualitas pekerjaan mereka dalam hubunganya dengan tujuan organisasi.
  2. Menciptakan komuikasi yang lebih baik antar manajer dan bawahan.
  1. Individu akan lebih terkosentrasi perhatianya pada tujuan organisasi.
  2. Memperjelas para individu tentang kegiatan apa yang harus mereka lakukan.
  3. Membantu dalam perencanaan dengan membuaat para manager menetapkan tujuan dan sasaran.
MBO juga memiliki kelemahan-kelemahan. Kelemahan tersebut disebabkan oleh dua hal :
(a)  Kelemahan intern dari MBO, meliputi :
                1. Penggunaan waktu terlalu banyak
                2. Penggunaan tenaga kerja
                3. Pekerjaan Administratif yang banyak
                4. Kemampuan mempelajari MBO agar
                    dapat menjadi teknik yang efektif
(b)Kelemahan yang berasal dari luar oganisasi, yang secara teoritis dapat dihilangkan, meliputi :
  1. Perubahan dalam organisasi.
                Kelemahan ini disebabkan adanya struktur yang tidak mendukung.
  1. Gaya manajemen.
                Pendekatan yang otoriter dari seorang manajer tidak akan mendukung terlaksananya MBO.
  1. Dukungan manajemen puncak.
                Kelemahan ini nampak ketika bawahan tidak memperoleh dukungan penuh dari manajemen MBO.
  1. Koordinasi dan tujuan yang sulit. Penetapan tujuan yang cukup menantang tetapi realitis bukan merupakan pekerjaan yang mudah.
  2. Konpensasi yang tidak memadai.
                Setiap prestasi yang diperoleh karyawan harus diberi konpensasi yang memadai.
  1. Keterampilan hubungan manusia.
                Proses penetapan tujuan dan peninjau kembali manajer dan bawahan.
  1. Kurangnya kerja sama antar bagian. Bagian-bagian dalam organisasi memiliki satu kesatuan yang mengikat.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar