BAB 5 FUNGSI PERENCANAAN

                Perencanaan yang merupakan salah satu fungsi manajemen memegang peran yang sangat penting dan bahkan sangat menentukan dalam mencapaian tujuan organisasi.

                Secara khusus pada bagian ini akan dibicarakan beberapa hal yang terkait dengan fungsi perencanaan yaitu :

1. Pengertian dan pentingnya perencanaan.
2. Hubungan perencanaan dengan fungsi-fungsi lainnya.
3. Tipe-tipe dalam perencanaan.
4. Proses perencanaan.
5. Pendekatan-pendekatan dalam perencanaan, dan
6. Efektif perencanaan.

A.  PENGERTIAN DAN PENTINGNYA PERENCANAAN 

Dalam konteks ini perencanaan diartikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan sasaran, menentukan pilihan-pilihan  tindakan yang akan dilakukan, dan mengkaji cara-cara terbaik untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

                Dalam hal ini kegiatan dalam perencanaan dilakukan menurut proses yang berlaku ;

1. Penetapan tujuan dan sasaran. Yaitu kegiatan yang merencanakan kearah mana organisasi itu akan dituju.
2. Pemilihan tindakan. Yang berarti organisasi harus mengoptimalkan pada beberapa tindakan yang efektif ketimbang harus menggunakan semua tindakan yang kadang kala tidak efektif.
3. Mengkaji cara yang baik. Walaupun pilihan tindakan itu sudah dianggap baik, namun bisa saja tetap tidak efektif kalau dilakukan dengan cara yang kurang baik.
4. Tujuan. Hal ini menyangkut hasil akhir atau sasaran khusus yang dinginkan oleh organisasi.

                Dengan demikian, perencanaan paling tidak harus memiliki tiga aspek utama, yaitu;

1)      Menyangkut masa yang akan datang,

2)      Harus menyangkut tindakan, dan

3)      Memiliki serangkaian tindakan dimasa yang akan datang yang akan diambil oleh perencana.

PENTINGNYA SUATU PERENCANA

Banyak faktor-faktor  yang memperngaruhi pentingnya pembuatan suatu perencana.

Perubahan ekonomi, naiknya harga barang yang terus menerus (inflasi), fluktualisasi pendapatan masyarakat, kemajuan teknologi, dan sistem keaman yang tidak terjamin memberikan banyak tantangan yang harus dihadapi walaupun penuh dengan resiko.

Perencanaan juga memiliki peranan penting lainya seperti yang ditunjukan dalam gambar 5.1 di bawah ini.

PENTINGNYA PERENCANAAN

Untuk mengkoordinasikan usaha-usaha.

Masing – masing  individu atau kelompok memiliki tujuan dan kepentingan yang berbeda – beda.

Agar tujuan dan kepentingan tidak keluar dari tujuan organisasi. 

Untuk mengatasi perubahan.

Dengan adanya perencana yang matang maka perubahan-perubahan pontensial yang akan terjadi akan dapat di antisipasi secepat mungkin.

Untuk pengembangan manajer.

Salah satu implikasi dari perencanaan bahwa para manajer harus bertindak proaktif dan membuat hal-hal terjadi dan bukan sebaliknya, bertindak rekatif dan membiarkan hal-hal terjadi.

Untuk pengembangan standar kinerja.

 Keberhasilan yang dicapai pada masa lalu akan menjadi standar kinerja untuk masa yang akan datang.

HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSI – FUNGSI  LAIN

Perencanaan merupakan pijakan untuk tahap lebih lanjut dari tugas-tugas manajerial yang mengalokasikan dan mengatur sumber produksi untuk untuk mencapai tugas-tugas pokok (pengorganisasian), mengarahkan usaha sumber daya manusia untuk menjamin tercapainya penyelesaian tugas dengan sempurna (leading), dan monitor tercapaianya tugas mengambil tindakan korekasi yang diperlukan (pengawasan).

TIPE – TIPE  PERENCANAAN

Pengklasifikasikan perencanaan telah banyak dilakukan para ahli.

Adapun bentuk pengklasifikasian itu, perencanaan jelas saling terkait antara satu jenis perencanaan dengan jenis perencanaan lainya.

Berikut ini akan dijelaskan beberapa tipe-tipe perencanaan yang dimaksud.

Hubungan perencanaan dengan fungsi lainya.

1. Perencanaan  Jangka Panjang Dan Perencanaan Jangka  Pendek

Ø  Perencanaan jangka pendek merupakan perencanaan untuk jangka waktu satu tahun atau kurang.

Ø  Jangka panjang merupakan perencana dengan jangka waktu 5 tahun atau lebih.

Ø  Faktor lainya yang menentukan adalah perubahan dari jangka pendek menjadi jangka panjang sesuai dengan perjalanan waktu yang dialami.

2. Perencanaan Strategis dan Perencanaan Operasional.

Ø  Rencanan strategis (strategic plan) merupakan suatu rencana jangka panjang dalam rangka mencapai tujuan strategis.

Ø  Adapun jenis-jenis dari perencanaan operasional tersebut meliputi perencanaan produksi (production plans), perencanaan keuangan (financial plans), perencaan fasilitas (facilities plans), perencaan pemasaran (marketing plans).

3. Perencanaan Sekali Pakai Dan Perencanaan Tetap.

Ø  Perencanaan sekali pakai (single-use plans) merupakan rencana yang digunakan sekali saja secara khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan situasi khas dan diciptakan sebagai tanggapan terhadap keputusan-keputusan yang tidak terprogram yang diambil oleh para manajer.

Ø  Adapun jenis-jenis dari perencanaan sekali pakai meliputi; anggaran, proyek, dan program.

Anggaran.

Merupakan perencanaan sekali pakai yang menggunakan sumber-sumber untuk mengerjakan suatu aktivitas, proyek atau program.

Proyek.

Merupakan perencanaan sekali pakai yang menetapkan rangkaian kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan khusus.

Program.

Merupakan rencana sekali pakai untuk rangkaian kegiatan yang besar.

Kebijaksanaan.

Kebijaksanaan merupakan suatu pedoman pengambilan keputusan yang mengarahkan cara berfikir pengambilan keputusan.

Aturan.

Merupakan perencanaan tetap menggambarkan tindakan yang mengambil pada situasi tertentu.

PROSES PENYUSUNAN PERENCANAAN

Perencanaan sebagai suatu proses merupakan suatu cara yang sistimatis untuk menjalankan suatu pekerjaan.

Menurut Lois A Allen, bahwa perencanaan terdiri dari aktivitas tertentu yang dioperasikan oleh seorang manajer untuk berfikir kedepan dan mengambil keputusan saat ini, yang memungkinkan untuk mendahului serta menghadapi tantangan diwaktu mendatang.

•          Proses Penyusunan Rencana

1. Merumuskan Misi dan Tujuan

Pengertian yang jelas tentang misi organisasi akan dapat membantu manajer memilih dan mengimplementasikan strategis dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.

Oleh karena itu hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam kaitan ini antara lain; melihat kemampuan dan kapasistas sumber daya ekonomi yang dimiliki, serta mempertimbangkan sumber daya manusia (man power) yang tersedia.

2.   Memahami Keadan Saat ini

Tujuan ditetapkan dalam rangka mengantisipasi kondisi masa yang akan datang dengan menetapkan standar-standar  yang diinginkan.

Untuk bisa memahami kondisi dimasa mendatang maka perlu kiranya untuk memperjelaskan keadaan saat ini.

3. Mempertimbangkan Faktor Pendukung dan Penghambat Tercapainya Tujuan

Segala kemudahan dan kemungkinan hambatan dalam usaha mencapai tujuan perlu sedini mungkin diinventarisi.

Maksudnya upaya inventarisi ini agar persiapan-persiapan  untuk mengantisipasi dapat dilakukan.

4.Menyusun Rencana Kegiatan Untuk Mencapai Tujuan

                Tujuan dicapai dengan berbagai cara.Cara-cara itu proses penentuanya dapat disebutkan sebagai barikut.

Ø  Menyusun berbagai alternatif kebijaksanaan atau tindakan yang mungkin dapat dipilih.

Ø  Menilai dan membandingkan untung ruginya setiap alternatif kegiatan atau kebijaksanaan.

Ø  Memilih dan menetapkan satu alternatif yang paling cocok atau baik diantara alternatif tersebut.

F.   PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN

Macam pendekatan-pendekatan yang dapat dipergunakan dalam proses penyusunan  perencanaan.

Pendekatan-pendekatan tersebut diantaranya adalah perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in, perencanaan dari atas ke bawah (top-down planning) dan perencanaan dari bawah keata (bottom-up planning) serta perencanaan situasional (contingency planning).

1. Pendekatan Perencanaan Inside-Out Dan Perencanaan Outside-In

                Inside-out adalah perencanaan yang memfokuskan pada apa yang telah dilakukan namun terus mengusahakan untuk melakukan yang terbaik yang dapat dilakukan.

                Sedangkan, perencanaan Outside-in mencoba menganalisa lingkungan eksternal dan membuat perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi.

2.Pendekatan Perencanaan Top-Down Dan Perencanaan Bottom-Up

                Pada perencanaan dari atas ke bawah (top-down planning), manajer puncak menentukan tujuan secara luas dan kemudian memperboleh manajer tingkat bawah untuk membuat perencanaan dengan menggunakan batas tersebut.

                Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up planning), memulai dengan merencanakan yang dikembangkan pada tingkat yang lebih bawah tanpa adanya batas.

3.Pendekatan Perencanan Contingency

                Perencanaan contingency meliputi perencanaan alternatif yang menyebabkan tindakan yang dapat dimplementasikan seandainya dan saat perencanaan orisinil tidak sesuai karena perubahan keadaan.

                Pendekatan contingency mencoba untuk selalu menyusuaikan terhadap perubahan-perubahan lingkungan baik eksternal maupun internal.

G. EFEKTIFITAS PERENCANAAN

Walaupun efektifitas penting sebagai seorang manajer, seringkali dalam pengembangan perencanaan yang efektif manajer mengalami hambatan-hambatan.Terdapat dua hambatan utama dalam pengembangan encana yang efektif, yaitu :

Penolakan Dari Dalam Diri Perencanaan Terhadap Penetapan Tujuan Dan Pembuatan Rencana Untuk Mencapaianya.

                Langkah awal dalam perencanaan adalah menetapkan tujuan-tujuan. David A. Kolb dan kawan-kawan mengemukan beberapa alasan mengapa manajer ragu-ragu atau seringkali gagal dalam menetapkan tujuan organisasi :

1. Keenganan melepaskan tujuan alternatif.
2. Ketakutan akan kegagalan.
3. Minimnya pengetahuan tentang organisasi
4. Minimnya pengetahuan tentang lingkungan.
5. Kurang percaya diri.

                Keengganan Yang Lazim Dari Para Anggota Organisasi Untuk Menerima Rencana Karena Perubahan Yang Akan Ditimbulkan.

               

                Terdapat tiga alasan mengapa anggota organisasi dapat menolak perubahan-perubahan yang akan terjadi :

1. Ketidakpastian mengenai sebab dan akibat perubahan.
2. Keengganan untuk melepaskan keuntungan yang ada.
3. Kesadaran akan kelemahan dalam perubahan yang diusulkan.

                Kekuatan akan kegagalan dan kurangnya kepercayaan diri juga dapat diatasi dengan menetapkan tujuan yang realisitik serta mencapaianya.

                Langkah-langkah yang ditempuh agar tujuan yang sulit dapat dicapai adalah :

1. Memberikan pelatihan dan bimbingan mengenai cara untuk mencapaianya tujuan tersebut.
2. Penghargaan dan imbalan atas tercapainya tujuan itu.
3. Memberikan tanggapan yang membangun serta menunjang, apabila tujuan seringkali tidak tercapai.

                Dalam menghadapi penolakan terhadap perubahan, manajer diharapkan dapat melakukan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Melibatkan para tenaga kerja dan pihak-pihak yang berkepentingan dengan organisasi dalam proses perencanaan.

2. Memberikan informasi yang lebih banyak kepada para tenaga kerja mengenai rencana dan akibatnya yang mungkin timbul, sehingga mereka mengerti perlunya perubahan, manfaat yang diharapkan dan hal-hal yang diperlukan guna pelaksanaan yang efektif.
3. Mengembangkan suatu pola perencanaan yang efektif dalam perencanaan yang efektif.
4. Menyadari akan dampak dari perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil kekacauan yang tidak perlu.

UNSUR – UNSUR  YANG  HARUS  DIPERHATIKAN DALAM  MEMBUAT PERENCANAAN

1. HASIL AKHIR (THE ENDS)
2. ALAT – ALAT TOOLS
3. SUMBERDAYA YANG ADA (RESOURCES)
4. PELAKSANAAN (IMPLEMENTASI)
5. PENGAWASAN (CONTROL) PELAKSANAAN PERENCANAAN.

PLANNING TOOLS è 5W  + 1H

1. WHAT
2. WHY
3. WHEN
4. WHO
5. WHERE, DAN
6.                 HOW

DALAM MEMBUAT PERENCANAAN HARUS  “SMART”

                                                S  è Specific

                                                M è Mesureble

                                                A  è Aceptable

                                                R  è Realistis

                                                T  è Time Table