BAB 5 FUNGSI PERENCANAAN

                Perencanaan yang merupakan salah satu fungsi manajemen memegang peran yang sangat penting dan bahkan sangat menentukan dalam mencapaian tujuan organisasi.

                Secara khusus pada bagian ini akan dibicarakan beberapa hal yang terkait dengan fungsi perencanaan yaitu :

1. Pengertian dan pentingnya perencanaan.
2. Hubungan perencanaan dengan fungsi-fungsi lainnya.
3. Tipe-tipe dalam perencanaan.
4. Proses perencanaan.
5. Pendekatan-pendekatan dalam perencanaan, dan
6. Efektif perencanaan.

A.  PENGERTIAN DAN PENTINGNYA PERENCANAAN 

Dalam konteks ini perencanaan diartikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan sasaran, menentukan pilihan-pilihan  tindakan yang akan dilakukan, dan mengkaji cara-cara terbaik untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

                Dalam hal ini kegiatan dalam perencanaan dilakukan menurut proses yang berlaku ;

1. Penetapan tujuan dan sasaran. Yaitu kegiatan yang merencanakan kearah mana organisasi itu akan dituju.
2. Pemilihan tindakan. Yang berarti organisasi harus mengoptimalkan pada beberapa tindakan yang efektif ketimbang harus menggunakan semua tindakan yang kadang kala tidak efektif.
3. Mengkaji cara yang baik. Walaupun pilihan tindakan itu sudah dianggap baik, namun bisa saja tetap tidak efektif kalau dilakukan dengan cara yang kurang baik.
4. Tujuan. Hal ini menyangkut hasil akhir atau sasaran khusus yang dinginkan oleh organisasi.

                Dengan demikian, perencanaan paling tidak harus memiliki tiga aspek utama, yaitu;

1)      Menyangkut masa yang akan datang,

2)      Harus menyangkut tindakan, dan

3)      Memiliki serangkaian tindakan dimasa yang akan datang yang akan diambil oleh perencana.

PENTINGNYA SUATU PERENCANA

Banyak faktor-faktor  yang memperngaruhi pentingnya pembuatan suatu perencana.

Perubahan ekonomi, naiknya harga barang yang terus menerus (inflasi), fluktualisasi pendapatan masyarakat, kemajuan teknologi, dan sistem keaman yang tidak terjamin memberikan banyak tantangan yang harus dihadapi walaupun penuh dengan resiko.

Perencanaan juga memiliki peranan penting lainya seperti yang ditunjukan dalam gambar 5.1 di bawah ini.

PENTINGNYA PERENCANAAN

Untuk mengkoordinasikan usaha-usaha.

Masing – masing  individu atau kelompok memiliki tujuan dan kepentingan yang berbeda – beda.

Agar tujuan dan kepentingan tidak keluar dari tujuan organisasi. 

Untuk mengatasi perubahan.

Dengan adanya perencana yang matang maka perubahan-perubahan pontensial yang akan terjadi akan dapat di antisipasi secepat mungkin.

Untuk pengembangan manajer.

Salah satu implikasi dari perencanaan bahwa para manajer harus bertindak proaktif dan membuat hal-hal terjadi dan bukan sebaliknya, bertindak rekatif dan membiarkan hal-hal terjadi.

Untuk pengembangan standar kinerja.

 Keberhasilan yang dicapai pada masa lalu akan menjadi standar kinerja untuk masa yang akan datang.

HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSI – FUNGSI  LAIN

Perencanaan merupakan pijakan untuk tahap lebih lanjut dari tugas-tugas manajerial yang mengalokasikan dan mengatur sumber produksi untuk untuk mencapai tugas-tugas pokok (pengorganisasian), mengarahkan usaha sumber daya manusia untuk menjamin tercapainya penyelesaian tugas dengan sempurna (leading), dan monitor tercapaianya tugas mengambil tindakan korekasi yang diperlukan (pengawasan).

TIPE – TIPE  PERENCANAAN

Pengklasifikasikan perencanaan telah banyak dilakukan para ahli.

Adapun bentuk pengklasifikasian itu, perencanaan jelas saling terkait antara satu jenis perencanaan dengan jenis perencanaan lainya.

Berikut ini akan dijelaskan beberapa tipe-tipe perencanaan yang dimaksud.

Hubungan perencanaan dengan fungsi lainya.

1. Perencanaan  Jangka Panjang Dan Perencanaan Jangka  Pendek

Ø  Perencanaan jangka pendek merupakan perencanaan untuk jangka waktu satu tahun atau kurang.

Ø  Jangka panjang merupakan perencana dengan jangka waktu 5 tahun atau lebih.

Ø  Faktor lainya yang menentukan adalah perubahan dari jangka pendek menjadi jangka panjang sesuai dengan perjalanan waktu yang dialami.

2. Perencanaan Strategis dan Perencanaan Operasional.

Ø  Rencanan strategis (strategic plan) merupakan suatu rencana jangka panjang dalam rangka mencapai tujuan strategis.

Ø  Adapun jenis-jenis dari perencanaan operasional tersebut meliputi perencanaan produksi (production plans), perencanaan keuangan (financial plans), perencaan fasilitas (facilities plans), perencaan pemasaran (marketing plans).

3. Perencanaan Sekali Pakai Dan Perencanaan Tetap.

Ø  Perencanaan sekali pakai (single-use plans) merupakan rencana yang digunakan sekali saja secara khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan situasi khas dan diciptakan sebagai tanggapan terhadap keputusan-keputusan yang tidak terprogram yang diambil oleh para manajer.

Ø  Adapun jenis-jenis dari perencanaan sekali pakai meliputi; anggaran, proyek, dan program.

Anggaran.

Merupakan perencanaan sekali pakai yang menggunakan sumber-sumber untuk mengerjakan suatu aktivitas, proyek atau program.

Proyek.

Merupakan perencanaan sekali pakai yang menetapkan rangkaian kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan khusus.

Program.

Merupakan rencana sekali pakai untuk rangkaian kegiatan yang besar.

Kebijaksanaan.

Kebijaksanaan merupakan suatu pedoman pengambilan keputusan yang mengarahkan cara berfikir pengambilan keputusan.

Aturan.

Merupakan perencanaan tetap menggambarkan tindakan yang mengambil pada situasi tertentu.

PROSES PENYUSUNAN PERENCANAAN

Perencanaan sebagai suatu proses merupakan suatu cara yang sistimatis untuk menjalankan suatu pekerjaan.

Menurut Lois A Allen, bahwa perencanaan terdiri dari aktivitas tertentu yang dioperasikan oleh seorang manajer untuk berfikir kedepan dan mengambil keputusan saat ini, yang memungkinkan untuk mendahului serta menghadapi tantangan diwaktu mendatang.

•          Proses Penyusunan Rencana

1. Merumuskan Misi dan Tujuan

Pengertian yang jelas tentang misi organisasi akan dapat membantu manajer memilih dan mengimplementasikan strategis dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.

Oleh karena itu hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam kaitan ini antara lain; melihat kemampuan dan kapasistas sumber daya ekonomi yang dimiliki, serta mempertimbangkan sumber daya manusia (man power) yang tersedia.

2.   Memahami Keadan Saat ini

Tujuan ditetapkan dalam rangka mengantisipasi kondisi masa yang akan datang dengan menetapkan standar-standar  yang diinginkan.

Untuk bisa memahami kondisi dimasa mendatang maka perlu kiranya untuk memperjelaskan keadaan saat ini.

3. Mempertimbangkan Faktor Pendukung dan Penghambat Tercapainya Tujuan

Segala kemudahan dan kemungkinan hambatan dalam usaha mencapai tujuan perlu sedini mungkin diinventarisi.

Maksudnya upaya inventarisi ini agar persiapan-persiapan  untuk mengantisipasi dapat dilakukan.

4.Menyusun Rencana Kegiatan Untuk Mencapai Tujuan

                Tujuan dicapai dengan berbagai cara.Cara-cara itu proses penentuanya dapat disebutkan sebagai barikut.

Ø  Menyusun berbagai alternatif kebijaksanaan atau tindakan yang mungkin dapat dipilih.

Ø  Menilai dan membandingkan untung ruginya setiap alternatif kegiatan atau kebijaksanaan.

Ø  Memilih dan menetapkan satu alternatif yang paling cocok atau baik diantara alternatif tersebut.

F.   PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN

Macam pendekatan-pendekatan yang dapat dipergunakan dalam proses penyusunan  perencanaan.

Pendekatan-pendekatan tersebut diantaranya adalah perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in, perencanaan dari atas ke bawah (top-down planning) dan perencanaan dari bawah keata (bottom-up planning) serta perencanaan situasional (contingency planning).

1. Pendekatan Perencanaan Inside-Out Dan Perencanaan Outside-In

                Inside-out adalah perencanaan yang memfokuskan pada apa yang telah dilakukan namun terus mengusahakan untuk melakukan yang terbaik yang dapat dilakukan.

                Sedangkan, perencanaan Outside-in mencoba menganalisa lingkungan eksternal dan membuat perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi.

2.Pendekatan Perencanaan Top-Down Dan Perencanaan Bottom-Up

                Pada perencanaan dari atas ke bawah (top-down planning), manajer puncak menentukan tujuan secara luas dan kemudian memperboleh manajer tingkat bawah untuk membuat perencanaan dengan menggunakan batas tersebut.

                Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up planning), memulai dengan merencanakan yang dikembangkan pada tingkat yang lebih bawah tanpa adanya batas.

3.Pendekatan Perencanan Contingency

                Perencanaan contingency meliputi perencanaan alternatif yang menyebabkan tindakan yang dapat dimplementasikan seandainya dan saat perencanaan orisinil tidak sesuai karena perubahan keadaan.

                Pendekatan contingency mencoba untuk selalu menyusuaikan terhadap perubahan-perubahan lingkungan baik eksternal maupun internal.

G. EFEKTIFITAS PERENCANAAN

Walaupun efektifitas penting sebagai seorang manajer, seringkali dalam pengembangan perencanaan yang efektif manajer mengalami hambatan-hambatan.Terdapat dua hambatan utama dalam pengembangan encana yang efektif, yaitu :

Penolakan Dari Dalam Diri Perencanaan Terhadap Penetapan Tujuan Dan Pembuatan Rencana Untuk Mencapaianya.

                Langkah awal dalam perencanaan adalah menetapkan tujuan-tujuan. David A. Kolb dan kawan-kawan mengemukan beberapa alasan mengapa manajer ragu-ragu atau seringkali gagal dalam menetapkan tujuan organisasi :

1. Keenganan melepaskan tujuan alternatif.
2. Ketakutan akan kegagalan.
3. Minimnya pengetahuan tentang organisasi
4. Minimnya pengetahuan tentang lingkungan.
5. Kurang percaya diri.

                Keengganan Yang Lazim Dari Para Anggota Organisasi Untuk Menerima Rencana Karena Perubahan Yang Akan Ditimbulkan.

               

                Terdapat tiga alasan mengapa anggota organisasi dapat menolak perubahan-perubahan yang akan terjadi :

1. Ketidakpastian mengenai sebab dan akibat perubahan.
2. Keengganan untuk melepaskan keuntungan yang ada.
3. Kesadaran akan kelemahan dalam perubahan yang diusulkan.

                Kekuatan akan kegagalan dan kurangnya kepercayaan diri juga dapat diatasi dengan menetapkan tujuan yang realisitik serta mencapaianya.

                Langkah-langkah yang ditempuh agar tujuan yang sulit dapat dicapai adalah :

1. Memberikan pelatihan dan bimbingan mengenai cara untuk mencapaianya tujuan tersebut.
2. Penghargaan dan imbalan atas tercapainya tujuan itu.
3. Memberikan tanggapan yang membangun serta menunjang, apabila tujuan seringkali tidak tercapai.

                Dalam menghadapi penolakan terhadap perubahan, manajer diharapkan dapat melakukan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Melibatkan para tenaga kerja dan pihak-pihak yang berkepentingan dengan organisasi dalam proses perencanaan.

2. Memberikan informasi yang lebih banyak kepada para tenaga kerja mengenai rencana dan akibatnya yang mungkin timbul, sehingga mereka mengerti perlunya perubahan, manfaat yang diharapkan dan hal-hal yang diperlukan guna pelaksanaan yang efektif.
3. Mengembangkan suatu pola perencanaan yang efektif dalam perencanaan yang efektif.
4. Menyadari akan dampak dari perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil kekacauan yang tidak perlu.

UNSUR – UNSUR  YANG  HARUS  DIPERHATIKAN DALAM  MEMBUAT PERENCANAAN

1. HASIL AKHIR (THE ENDS)
2. ALAT – ALAT TOOLS
3. SUMBERDAYA YANG ADA (RESOURCES)
4. PELAKSANAAN (IMPLEMENTASI)
5. PENGAWASAN (CONTROL) PELAKSANAAN PERENCANAAN.

PLANNING TOOLS è 5W  + 1H

1. WHAT
2. WHY
3. WHEN
4. WHO
5. WHERE, DAN
6.                 HOW

DALAM MEMBUAT PERENCANAAN HARUS  “SMART”

                                                S  è Specific

                                                M è Mesureble

                                                A  è Aceptable

                                                R  è Realistis

                                                T  è Time Table

PENETAPAN TUJUAN ORGANISASI

BAB 6

PENETAPAN TUJUAN ORGANISASI

 

Sebelum organisasi itu berjalan atau sedang merumuskan kembali arah bagi organisasinya, maka organisasi itu perlu menetapkan tujuan dan filosofi dasar yang akan menentukan bentuk sosok starteginya (startegic posture). Misi perusahaan juga diartikan sebagai pernyataan atau rumusan umum yang luas dan bersifat tahan lama (enduring) tentang keinginan atau termaksud organisasi.

Organisasi juga perlu menetapkan tujuan agar memungkinkan untuk menentukan apa yang harus dilakukan.

Dalam merumuskan tujuan perusahaan, perlu diperhatikan keseimbangan dengan memasukan berbagai kepentingan sumber-sumber atau pihak yang terlibat dalam perusahaan.

MISI ORGANISASI

Cakupan dari suatu misi biasanya berkisar pada aspek operasi yaitu bentuk produk yang dihasilkan, konsumen yang dilayani, dan harapan-harapan dari konsumen maupun organisasi.

Proses menetapkan misi ini sangat menyita waktu sehingga ada beberapa organisasi yang memandang bahwa menetapkan misi itu percuma saja.

                Alasan Perlunya Misi 

                Walaupun ada sebagian dari organisasi yang memandang misi itu tidak penting, namun ada beberapa alasan yang mendasari organisasi perlu menetapkan misinya.

               

                Menurut King dan Cleland, misi itu adalah ;

1. Memastikan kesamaan tujuan (purpose) dalam organisasi.

                Pihak manajemen puncak, manajemen lini, dan anggota organisasi memiliki tujuan-tujuan yang bebeda. Dengan adanya misi perbedaan tujuan itu dapat disatukan.

2. Menjadi landasan untuk memotivasi pemanfaatan sumber daya organisasi. Keberagaman sumber daya yang dimiliki oleh organisasi menuntut manajemen untuk dapat mengelola seoptimal dan efisien terhadap penggunaanya.

3. Mengembangkan landasan atau standar untuk pengalokasian sumber daya organisasi.
4. Menetapkan warna umum iklim organisasi. Misalnya mengisyaratkan operasi yang bersifat bisnis (businesslike operation).

5. Berfungsi sebagai titik fokus.

                Bagi mereka yang sepakat dengan tujuan umum (purpose) dan arah organisasi organisasi dan menghalang mereka  yang tidak sepakat dengan itu agar tidak lagi melibatkan diri dengan kegiatan-kegiatan organisasi.

      6. Berfungsi untuk memudahkan penerjemahan sasaran dan tujuan ke dalam suatu struktur kerja.

               

            Yang mencakup penetapan tugas kepada elemen-elemen yang bertanggung jawab dalam organisasi.

7. Menegaskan tujuan umum (pupose) organisasi dan perwujudan tujuan-tujuan umum.

                Ini menjadi tujuan yang lebih spesifik sedemikian hingga parameter biaya, waktu, dan kinerja dapat ditetapkan dan dikendalikan.

Komponen Dalam Misi

 Komponen ini dalam perumusan misi adalah :

Ø  Spesifikasi produk atau jasa,

Ø  Spesifikasi pasar utama, dan

Ø  Spesifikasi teknologi.

Kegiatan komponen ini tidak dapat dilepaskan dari rumus misi.

1. Produk (barang atau jasa).

Pernyataan misi suatu organisasi harus mencerminkan pada aspek produk atau jasa yang dihasilkan.

2. Pasar.

Setelah organisasi menjelaskan tentang jenis produk atau jasa yang dihasilkan, informasi penting lainya yang perlu disampaikan adalah kepada siapa (pasar) produk itu ditawarkan.

3. Teknologi.

Informasi ini meliputi penggunaan peralatan, mesin, material, teknik dan proses yang ada didalam organisasi.

Komponen Dalam Misi

HUBUNGAN MISI DAN TUJUAN

Walaupun memiliki arti yang berbeda, misi dan tujuan pada dasarnya merupakan satuan kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

Hal ini berarti bahwa kegiatan-kegiatan lainnya baru bisa dilaksanakan apabila misi sudah ditetapkan.

Gambar 6.2 dibawah ini menjelaskan hubungan antara misi tujuan dan bentuk-bentuk rencana lainya.

Hubungan Misi, Tujuan dan Rencana lainya.

TUJUAN ORGANISASI

William F Glueck memberikan definisi bahwa tujuan adalah hasil akhir yang dicari atau dicapai organisasi dengan kemampuan dan aktivitas-aktivitasnya.Sedangkan

Philip Kotler dan Paul N Bloom memahami tujuan sebagai sesuatu sasaran organisasi yang dibuat khusus sehubungan dengan besarnya waktu, dan siapa yang bertanggung jawab.

Pengertian yang sama juga diberikan oleh Sukanto Reksohadiprojo, tujuan diartikan sebagai suatu yang ingin dicapai serta diinginkan untuk dicapai

Tujuan organisasi adalah sesuatu yang ingin dicapai dengan segala kemampuan yang dimiliki oleh organisasi tersebut.

Sesuatu yang ingin dicapai organisasi itu disebut sebagai tujuan, sedangkan startegi diartikan sebagai sebuah rencana dasar yang luas dari suatu tindakan organisasi untuk mencapai tujuanya.

Taktik adalah sarana operasi bagi pelaksanaan sebuah strategi.

D. FUNGSI DAN MANFAAT TUJUAN ORGANISASI

Pertama, tujuan dapat berfungsi sebagai landasan operasional bagi kegiatan organisasi.

Kedua, berfungsi sebagai tolok ukur atau pedoman dalam menilai keberhasilan pelaksanaan organisasi.

Sedangkan manfaat-manfaat yang diperoleh dari penetapan tujuan dalah sebagai berikut ;

1. Membantu memperkenalkan atau menonjolkan eksistensi organisasi dimata pemerintah, konsumen, dan masyarakat secara keseluruhan.
2. Membantu koordinasi dan pembuatan keputusan.
3. Membantu penilaian keberhasilan organisasi.
4. Memisahkan proses perumusan dan implementasi strategi organisasi.
5. Mendorong pada pelaksana untuk berusaha keras agar tujuan itu tercapai.

5.  FAKTOR  YANG  MEMPENGARUHI

                 PERUMUSAN  TUJUAN

                Dalam menetapkan suatu tujuan pengaruh dari faktor-faktor baik internal maupun eksternal perlu untuk dipertimbangkan.

Faktor-faktor tersebut antara lain :    

     1. Tujuan-tujuan perusahaan sebelumnya.

                Dalam menentukan tujuan organisasi pada masa yang akan datang, faktor keberhasilan dari tujuan-tujuan sebelumnya perlu dipertimbangkan. 

     

     2.Sumber-sumber ekonomi yang dimiliki perusahaan.

                Semakin besar sumber ekonomi yang dimiliki oleh organisasi, akan semakin bebas organisasi tersebut untk menentukan tujuan-tujuannya. Dibandingkan dengan orgnisasi kecil yang yang banyak bergantung pada kekuatan-kekuatan lingkungan. 

  

      3.Sistim penilaian dari eksekutif puncak.

                Salah satu dari kesulitan dalam menentukan arah bagi suatu organisasi adalah memahami dampak perubahan dalam strategis bisnis terhadap nilai-nilai dasar manajemen puncak. Dan memahami hubungan baru dengan pihak-pihak yang berkepentingan.

      4.  Kekuatan dalam lingkungan.

                Lingkungan yang dimaksud adalah pemegang saham, perauran pemerintah, pesaing, pemasok (supplier), organisasi karyawan, dan sebagainya. 

F. JENIS-JENIS TUJUAN ORGANISASI 

Ada beberapa tujuan yang biasanya memedomani arah dari hampir semua organisasi. Jenis–jenis  tujuan yang dimaksud biasa berupa finansial ataupun sosial.

 

Profitabilitas

Kemampuan semua organisasi untuk beroperasi dalam jangka panjang bergantung pada pencapaian tingkat laba yang layak.

                Produktivitas

                Tujuan ditetapkan untuk mengurangi jumlah produk rusak, untuk mengurangi jumlah keluhan konsumen, atau untuk menekan jam lembur.

                Posisi bersaing 

                Organisasi menetapkan tujuan dua tahun yang akan datang menempati posisi ketiga dalam pasar sejenis.

                Pengembangan karyawan

                Loyalitas karyawan dan dengan perhatian manajemen terhadap kesajahteraan karyawan. Keterlibatan karyawan dalam pengambilan keputusan, dan kepemilikkan karyawan terhadap organisasi

      

                Kepemimpinan teknologi

Organisasi harus memutuskan apakah akan memimpin atau mengikuti pasar.

                Tanggung jawab sosial

Organisasi menyadari tanggung jawab mereka terhadap palanggan dan masyarakat pada umumnya.

Organisasi menetapkan tujuan untuk meyediakan dana bagi kegiatan sosial dan kependidikan, ikut berpartisipasi dalam meningkatkan prestasi olah raga dan upaya pemberantasan kemiskinan.

G. MANAGEMENT BY OBJETIVES   (MBO)

Peter Drucker melalui bukunya the practive 0f management (1954). Merupakan metode formal atau seni formal yang dimulai dari penetapan tujuan, pelaksanaan, dan kemudian diteruskan dengan evaluasi.

Tujuan utama adalah mendorong partisipaspi bawahan dan memperjelas serta mengkomunikasikan tujuan, serta hasil yang diharapkan untuk mencapai tujuan tersebut.

Tiga pedoman pelaksanaan MBO :

1. Atasan dan bawahan saling bertemu dan membahas sasaran yang jika diapai akan membeikan kontribusi kepada tujuan menyuluruh.
2. Atasan dan bawahan bersama-sama menetapkan sasarn yang akan dapat dicapai bagi para bawahan mereka.
3. Atasan dan bawahan saling bertemu pada waktu kemudian yang ditentukan sebelumnya untuk mengevaluasi kemajuan bawahan dalam mencapai sasaran.

H. PROSES MBO

Ø  Pertama, manajer mengkomunikasi tujuan dan rencana organisasi kepada bawahan.

Ø  Kemudian bawahan dan manajer melakukan petemuan.

Ø  Bawahan dan manajer bekerjasama menentukan tujuan dan rencana yang akan dicapai bawahan, yang akan menyumbang tujuan dan rencana organisasi secara keseluruhan.

I.  EFEKTIFITAS MBO

Managemeny By Objektives bukan merupakan satu–satunya  cara yang paling tepat untuk melakukan perencanaan, motivasi dan pengawasan pada organisasi. Manfaat terpenting dari MBO adalah mendorong motivasi karyawan.

Proses MBO

                Agar pelaksanaan MBO ini berhasil dengan baik dan efektif, maka pelu diperhatikan hal-hal sebagai berikut ;

1. Penetapan tujuan puncak. Program MBO yang efektif dimulai dari manajemen puncak. Tujuan yang ingin dicapai harus dinyatakan dengan jelas dan dapat diukur.
2. Komitmen manajemen puncak. Suksesnya MBO memerlukan komitmen manajemen yang tinggi khususnya komitmen dari manajemen puncak.

3. Partisipasi. Kesadaran manajer akan partisipasi bawahan dalam menetapkan tujuan bersama dapat menandung implikasi pengalokasian kembali kekuasaan.
4. Riview prestasi. Hasil-hasil yang telah dicapai harus ditinjau kembali sehingga dapat memberikan umpan balik untuk memberikan input perbaikan.
5. Komunikasi. Manajer bawahan melakukan komunikasi yang insetif dalam proses penentuan tujuan.

J.  KEKUATAN DAN KELEMAHAN MBO

                Tosi dan Caroll telah melakukan pengamatan terhadap para manajer, dan mengemukakan kebaikan-kebaikan berbagai program MBO.

Beberapa kebaikan dari program MBO tersebut adalah :

1. Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu. Hal ini memungkinkan para bawahan kualitas pekerjaan mereka dalam hubunganya dengan tujuan organisasi.
2. Menciptakan komuikasi yang lebih baik antar manajer dan bawahan.

3. Individu akan lebih terkosentrasi perhatianya pada tujuan organisasi.
4. Memperjelas para individu tentang kegiatan apa yang harus mereka lakukan.
5. Membantu dalam perencanaan dengan membuaat para manager menetapkan tujuan dan sasaran.

MBO juga memiliki kelemahan-kelemahan. Kelemahan tersebut disebabkan oleh dua hal :

(a)  Kelemahan intern dari MBO, meliputi :

                1. Penggunaan waktu terlalu banyak

                2. Penggunaan tenaga kerja

                3. Pekerjaan Administratif yang banyak

                4. Kemampuan mempelajari MBO agar

                    dapat menjadi teknik yang efektif

(b)Kelemahan yang berasal dari luar oganisasi, yang secara teoritis dapat dihilangkan, meliputi :

1. Perubahan dalam organisasi.

                Kelemahan ini disebabkan adanya struktur yang tidak mendukung.

2. Gaya manajemen.

                Pendekatan yang otoriter dari seorang manajer tidak akan mendukung terlaksananya MBO.

3. Dukungan manajemen puncak.

                Kelemahan ini nampak ketika bawahan tidak memperoleh dukungan penuh dari manajemen MBO.

4. Koordinasi dan tujuan yang sulit. Penetapan tujuan yang cukup menantang tetapi realitis bukan merupakan pekerjaan yang mudah.
5. Konpensasi yang tidak memadai.

                Setiap prestasi yang diperoleh karyawan harus diberi konpensasi yang memadai.

6. Keterampilan hubungan manusia.

                Proses penetapan tujuan dan peninjau kembali manajer dan bawahan.

7. Kurangnya kerja sama antar bagian. Bagian-bagian dalam organisasi memiliki satu kesatuan yang mengikat.

MANAJEMEN DAN LINGKUNGANNYA

BAB 4

MANAJEMEN DAN LINGKUNGANNYA   

Setiap organisasi, baik yang yang berskala besar, menengah, maupun kecil semua akan berinteraksi dengan lingkungan dimana organisasi berbeda.

Lingkungan organisasi (organizational environment) dapat diartikan sabagai kekuatan – kekuatan  yang memperngaruhi, baik secara langsung maupun tidak langsung terhadap kinerja organisasi.

Penulis lainya membagi lingkungan organisasi menjadi dua bagian, yaitu lingkungan makro (macro environment) dengan lingkungan mikro (mikro enviroment).

Pada bagian ini akan secara khusus mengkaji lingkungan eksternal perusahaan (external enviroment), baik yang sifatnya langsung (direct) maupun yang sifatnya umum (general enviroment) dan lingkungan internal perusahaan (internal envioment). Pada gambar 4.1 dibawah ini

Manajemen dan Lingkungannya

A.  LINGKUNGAN EKSTERNAL LANGSUNG

Lingkungan eksternal langsung merupakan kekuatan-kekuatan yang berada diluar kemampuan atau kendali perusahaan yang berpengaruh secara langsung terhadap kinerja organisasi dan manajemen.

Lingkungan tesebut meliputi; perusahaan, penyedia, penglanggan, lembaga perantara, pesaing, dan masyarakat umum.

Perusahaan.

Di dalam organisasi atau perusahaan tentu memiliki bidang-bidang kegiatan atau yang sering kali kita sebut sebagai fungsi-fungsi,  antara lain fungsi keuangan, operasional, pemasaran, sumber daya manusia, penelitian, dan pengembangan, serta akuntansi.

Pemasok.

Pemasok ini berfungsi sebagai penyedia fasilitas dan sarana yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Pelanggan.

Pelanggan atau konsumen memiliki kebutuhan dan keinginan yang berbeda-berda. Perbedaan itu disebabkan karena mereka memiliki latar belakang budaya, ekonomi, dan pendidikan yang berbeda-beda.

Lembaga Keuangan.

Lembaga ini berperan sebagai penjamin sekaligus penyedia sumber dana keuangan yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Pesaing.

Persaingan yang semakin ketat menuntut manajemen untuk memperhatikan para pesaingnya. Manajemen harus waspada dan mengawasi gerak gerik pesaing.

Pemerintah.

Peranan pemerintah sangat besar dalam keberhasilan suatu organisasi.

Melalui kebijakannya pemerintah sering kali bertindak kurang proposional dalam menyelesaikan permasalahan yang ada dalam organisasi.

B. LINGKUNGAN UMUM PERUSAHAAN

Lingkungan umum merupakan lingkungan yang berpengaruh secara tidak langsung terhadap kinerja organisasi dan hampir semua organisasi dipengaruhi oleh lingkungan tersebut. Komponen-komponen  dari lingkungan umum tersebut meliputi : demografi, ekonomi, alam, teknologi, politikk, dan budaya.

Demografi.

Isu-isu penting yang perlu diamati oleh manajemen dalam lingkungan demografi itu antara lain perubahan tentang stuktur umum penduduk, permasalahan jenis kelamin (gender), ras, peluang kerja dan penggaguran, serta masalah-masalah yang menyangkut urbanisasi.

Ekonomi.

Lingkungan ekonomi yang mempengaruhi prestasi kerja dari suatu organisasi meliputi, tingkat pertunbuhan ekonomi, tingkat pendapatan masyarakat, perubahan selera dan pola pengeluaran konsumen yang diakibatkan dari perubahan pendapatan.

Alam.

Sumber daya alam memberikan bahan-bahan yang dibutuhkan oleh organisasi.

Dan sebaliknya, organisasi tidak dapat melakukan aktivitas dengan baik kalau bahan-bahan yang perlu tidak tersedia.

Teknologi.

Lingkungan teknologi merupakan kekuatan yang dapat menciptakan produk dan pasar baru.

Teknologi yang canggih akan dapat menciptakan daya saing yang kuat bagi organisasi yang pada akhirna merubah cara kerja organisasi.

Politik.

Kebijakan-kebijakan yang dibuat oleh pemerintah sering kali bermuatan politis. Ada beberapa organisasi yang diuntungkan dari kebijakan terdebut, dan ada pula organisasi yang dirugikan bahkan menjadi mati karena kebijakan yang dibuat tersebut bermuatan politis.

Sosial dan Budaya.

Seperti yang telah dikemukakan sebelumnya dibahwa kehidupan organisasi tidak terlepas dari dinamika lingkungan disekitarnya. Masyarakat dan budaya merupakan kekuatan yang secara umum mempengaruhi kehidupan oganisasi yang tercermin dari presepsi, nilai-nilai kemasyarakatan dan agama, parilaku dan kepercayaan.

C.  LINGKUNGAN INTERNAL PERUSAHAAN

Lingkungan internal perusahaan merupakan kekuatan-kekuatan yang ada dalam organisasi itu sendiri dan sifatnya dapat dikontrol oleh manajemen.  Kekuatan-kekuatan yang ada dalam lingkungan internal tersebut meliputi, pekerja, dewan komisaris, dan pemegang saham.

Pekerja/karyawan.

Karyawan merupakan salah satu sumber dan sekaligus input yang berharga yang dimilki oleh perusahaan.

Dewan Komisaris.

Untuk ukuran organisasi atau perusahaan besar semacam PT, biasanya terdiri dari beberapa bahkan ribuan orang yang terlibat didalamnya.

Pemegang Saham.

Para pemegang saham memiliki kepentingan tanggung jawab tertentu pada perusahaan.

D.  HUBUNGAN LINGKUNGAN DAN ORGANISASI

Dalam model ini Thomson membagi dua dimensi utama yang digunakan yaitu;

1. Tingkat perubahan, dan

2. Tingkat homogenitas.

Sementara itu, tingkat homogenitas melihat sejauh mana lingkungan yang diukur dengan skala homogenitas sederhana dan homogenitas kompleks.

Gambar 4.2 berikut ini.

Model Hubungan lingkungan dan Organisasi Thomson

Perbedaan tingkat ketidakpastian tersebut menurut manajer untuk mengambil tindakan antisipasi yang berbeda pula. Semakin besar ketidakpastian lingkungan yang dihadapi oleh organisasi,maka semakin lingkungan itu membatasi pilihan-pilihan dan kebebasan para manajer untuk menentukan nasib mereka sendiri.

Strategi pertama, melakukan penyuasaian terhadap perubahan lingkungan.

Kedua, melakukan pemantuan lingkungan secara tidak langsung.

Ketiga, Mempengaruhi lingkungan langsung.

E.  TANGGUNG JAWAB SOSIAL MANAJER

Intisari dari pandangan tangung jawab sosial adalah bahwa organisasi harus bersifat reaktif dan proaktif.

Berbagai kelulahan-keluhan (complain) akan datang dari kelompok tertentu, dan organisasi bertanggung jawab secara sosial bila mereka bereaksi.

                Keterlibatan perusahaan minuman ekstra joss dalam mendukung prestasi olah raga indonesia di olimpiade merupakan bentuk nyata tanggung jawab sosial perusahaan. Tanggung jawab perusahaan dapat dikelompokan menjadi empat, yaitu;

Ø  Pertama, tanggung jawab terhadap pelanggan.

Ø  Kedua, tanggung jawab kepada karyawan atau pekerja.

Ø  Ketiga, tanggung jawab terhadap pemegang saham, baik mayoritas ataupun minoritas dan.

Ø  Keempat, tanggung jawab kepada masyarakat dan alam sekitarnya.

                ETIKA MANAJER

                Etika menurut pengertian umum adalah prinsip-prinsip perilaku yang ada membedakan antara yang baik, buruk dan yang benar,salah. Pentingnya perhatian terhadap etika manajer ini disebabkan berbagai faktor.

Ø  Pertama, meningkatnya perilaku diskriminasi manajer

Ø  Kedua, mempengaruhi kehidupan masyarakat dan perusahaan.

Ø  Ketiga, sulitnya menentukan tindakan etik.

Walaupun terdapat kesulitan dalam menentukan mana tindakan yang etis dan tidak, namun etika manajer itu sendiri dipengaruhi oleh berbagai faktor :

Ø    Manajer sebagai pribadi

Ø    Organisasi itu sendri

Ø    Lingkungan eksternal

MANAJEMEN DAN GLOBALISASI

Michael Porter mengajukan empat unsur pokok yang berkaitan dengan lingkungan (faktor keunggulan bersaing) agar bisa tetap kompetitif dalam ekonomi global.

Strategi, struktur, dan persaingan perusahaan. Kondisi dalam suatu bangsa yang mempengaruhi cara kerja organisasi berhubungan satu dengan yang lainya. Persaingan domestik mendorong inovasi dan pengembangan keunggulan bersaing

Kondisi permintaan

Permintaan domestik terhadap produk dan jasa suatu industri. Bila pelanggan meminta maka perusahaan harus menanggapi dengan produk dan jasa bermutu tinggi dan inovasi

Faktor kondisi

Komponen-komponen yang terkait dalam menghasilkan barang-barang dan jasa seperti kerja terampil, infrastruktur ekonomi, dan adanya bahan-bahan mentah atau sumber daya alam.

Industri terkait dan pendukung

Adanya negara atau industri pemasok yang bersaing secara internasional. Kemampuan untuk menyediakan sumber daya input dan jasa yang diperlukan untuk mendukung produksi barang.